Un deadline es el plazo de entrega total o parcial de un proyecto, y es establecido o negociado entre la agencia de Marketing y su cliente.

Aunque es muy probable que las agencias de Marketing busquen hacer deadlines realistas y alcanzables, lo cierto es que se cuenta con una cartera de clientes con quienes, aunque se hayan establecido plazos, siempre es común que surjan imprevistos que eviten un fiel cumplimiento del tiempo negociado.

Las marcas, como clientes de una agencia de Marketing Digital, están conscientes de que en un mundo tan competitivo como el de ahora son varias las empresas que intentan posicionarse de manera online y offline.

Igualmente, estos clientes de las agencias buscan posicionarse, vender más, darse a conocer o lograr cualquiera que sean sus objetivos en un tiempo que consideran ideal para lograr comprometer a sus audiencias.

Siempre llamará la atención de estos clientes que las agencias de Marketing ofrezcan o prometan en sus servicios el cumplimiento de los deadlines establecidos o acordados en reuniones.

Es evidente que, como agencia de Marketing, quieras que tu cartera de clientes vaya en crecimiento, pero para ello deberás cumplir siempre con lo que prometes, y especialmente con los plazos de entrega.

Al tener varios clientes dentro de tu cartera, tener la habilidad de cumplir con cada una de las tareas depende de una buena autogestión, calendarios y coordinación de los miembros del equipo.

Por otro lado, respetar los deadlines te dará la reputación de una agencia que cumple con lo estipulado, pero también tiene varias ventajas que tal vez no habías considerado antes:

  • Buen trabajo en equipo: es posible que tu agencia de Marketing cuente con varios miembros para llevar a cabo un proyecto en específico, así que tener un deadline hará que estas actividades en grupo se hagan lo más coordinadas posible, pues se tiene como objetivo tener todo listo y exitoso en un tiempo ya estipulado.
  • Fidelización: cumplir con los plazos que prometes hará saber a tus clientes que estás comprometido con su marca y sus objetivos, lo que generará recomendaciones acerca de que tu agencia es lo suficientemente profesional y competente.
  • Proyectos a futuro: al cumplir con los plazos, tus clientes comenzarán a confiar y creer en ti para dejar en tus manos otros proyectos que tengan en mente.
  • Evitar retrasos: aun si como agencia de Marketing tienes varios proyectos en un mes es necesario el cumplimientos de cada uno, pues si alguno se atrasa esto repercutirá directamente en el tiempo del otro, y eso no es para nada conveniente.
  • Pagos al momento: si negociaste con tu cliente un tiempo de entrega de su proyecto y lo cumpliste al pie de la letra, podrás exigir pagos al momento por tu trabajo.

Después de conocer tantos beneficios, te preguntarás cómo, en medio del montón de trabajo que tienes, podrás lograr el deadline de cada proyecto de tu agencia, así que a continuación verás algunas recomendaciones útiles.

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Mantén una visión macro

Es sumamente importante que antes de que te comprometas con un nuevo proyecto tengas en mente todos los que ya tienes; es decir, que ya hayas realizado un ejercicio de priorización.

Por lo tanto, para cada proyecto que tengas realiza una evaluación: cuáles son sus objetivos, qué implica realizar este proyecto, cuánto tiempo demanda para cada miembro del equipo, cuál es su magnitud, etc.

Con realizar un esquema o un mapa mental de toda esta evaluación estarás listo para hacer estimaciones en cuanto a tiempos.

Lo cierto es que mientras más activos tengas mejor sabrás calcular tus deadlines, pero en principio es mejor que te sobre el tiempo a que te quedes corto con las estimaciones que hagas.

Realiza un cronograma

Una vez que acordaste un plazo realista con tu cliente, es importante que armes un cronograma con las etapas del proyecto, pero también es relevante que coloques sub-etapas para no perder ninguna tarea.

Es recomendable que uses una hoja de Excel y que te valgas de colores y comentarios para que ningún detalle se te escape.

Para cada una de las etapas debe haber una fecha de inicio y finalización; si no, podrás sufrir las consecuencias de un desbarajuste en el plazo de entrega del proyecto.

Toma en cuenta que de manera online existen varios gestores de proyectos que pueden serte de gran utilidad, como recordatorios y asignación de tareas a cada miembro de tu equipo de Marketing. Algunos son los siguientes:

  • TeamWork: asigna tareas y cumple tus deadlines con avisos constantes.
  • Podio: arma tareas por proyectos en un espacio de trabajo con perfiles como si se tratara de una red social.
  • Achievo: incluye calendarios y estadísticas para no perder ningún detalle.

Comunícate constantemente

Apelar a la comunicación siempre es lo más inteligente que puedes hacer, pues todo se resuelve hablando, tanto en la vida interpersonal como en la laboral.

No seas de esas agencias de Marketing que solo se comunica con sus clientes para cobrarles; mantén una comunicación constante desde el día uno en el que comenzaron a hacer un proyecto juntos.

Es importante que trabajes en estrecha colaboración con tus clientes para establecer prioridades; por ejemplo, si hay proyectos que deban abordarse antes que otros.

Al fijar fechas límite para los clientes, también trabaja con tu equipo para establecer fechas límite internas, es decir, comunícate con ambas partes siempre.

Antes de establecer las expectativas de plazo límite para tus clientes, reúnete con tu equipo de cuentas y determina si los miembros tienen la capacidad de cumplir en el plazo previsto. Jamás debes asumir nada así tú seas el gerente.

Si hay contratiempos imprevistos, como un retraso en la retroalimentación de los clientes o la enfermedad de un compañero de trabajo, conéctate con tu equipo y con el cliente para saber cómo afecta a los plazos lo más pronto posible.

Comunicarse genera confianza, y así existan contratiempos se podrán solucionar.

Siempre aprende de cada error cometido

Mejorar tus habilidades para pronosticar los tiempos de entrega de ciertos proyectos depende mucho de esto.

Es decir, cuando no logres el deadline establecido, en lugar de entrar en pánico toma este fracaso para hacerte ciertas preguntas como:

  • ¿Afectó algún factor externo?
  • ¿Afectó algún factor interno?
  • ¿Fue suficiente el plazo establecido?
  • ¿Hubo una falta de comunicación asertiva con el equipo?
  • ¿No existió comunicación con el cliente?
  • ¿Qué impidió que se entregara a tiempo?

Una vez contestadas estas preguntas, puedes realizar ajustes para que en los próximos proyectos de tu agencia no vuelva a sucederte lo mismo.

Flexibilízate solo cuando sea necesario

En ocasiones, cumplir con los deadlines requiere un poco de flexibilidad de parte de tu agencia. Por ejemplo, si un cliente tiene una necesidad inmediata es posible que debas volver a evaluar y ajustar las tareas pendientes de menor prioridad.

Además, date cuenta de qué factores están bajo tu control.

Puedes experimentar situaciones en las que los plazos deben ajustarse según el cliente, los problemas tecnológicos o los recursos limitados.

Recuerda que la comunicación transparente lo es todo, siempre debes evitar falsas expectativas.

En conclusión, herramientas, comunicación y una buena autogestión son los ingredientes para lograr entregar los proyectos de tu agencia a tiempo; confianza y una buena reputación serán los resultados de esta organización.

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